Contoh Surat Resmi Yang Baik

Aktual.ID (Surat Resmi) – Mengenal Ciri-Ciri dan Contoh Surat Resmi Yang Baik. Tahukah Anda bila menulis surat pun mesti ditentukan oleh konteks kepentingan dan obyek surat? Ya, dari hal ini kita jadi mengenal jenis-jenis surat yang secara formal bahkan kita pelajari di bangku sekolah. Bukan bermaksud untuk membuat generasi kita menjadi terlalu sistematis ataupun strukturalis, namun pengelompokan jenis-jenis surat akan membantu kita memetakan posisi juga peka membaca keadaan.

Secara umum terdapat dua jenis surat, yakni surat pribadi dan surat resmi. Surat pribadi adalah jenis surat yang dibuat secara pribadi antara satu orang untuk orang lainnya dan ditulis dengan bahasa yang tak baku, karena tidak berhubungan dengan kepentingan profesionalitas. Misalnya Anda bisa menulis surat pribadi untuk teman masa kecil Anda, atau menulis surat untuk menanyakan kabar orang tua di kampung halaman. Sementara itu contoh surat resmi yang baik adalah surat yang ditulis dengan bahasa baku, gaya bahasa formal, dan juga mengikuti format-format yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.

Surat resmi disebut juga dengan surat dinas, jadi semua jenis surat yang berhubungan dengan kepentingan profesionalitas termasuk dalam jenis surat resmi.  Karena surat resmi tidak dilihat dari obyek, justru dilihat dari kepentingannya, maka surat resmi bisa dibuat oleh instansi juga oleh perseorangan. Selama kepentingan yang ingin didapatkan berhubungan dengan hubungan tata-kerja dan hubungan formal, Anda harus menggunakan surat resmi dalam menyampaikan kepentingan Anda.

Ciri-Ciri Surat Resmi Yang Baik

Sebenarnya sejak bangku sekolah, khususnya sekolah menengah kita telah diajari apa saja jenis-jenis surat dan bagaimana contoh surat resmi yang baik. Namun tentu saja seringkali pengetahuan terapan seperti ini akan mudah terlupakan jika tidak sering dipakai. Cara yang paling mudah agar bisa menulis sebuah surat resmi adalah dengan melihat ciri-cirinya. Apabila Anda mengetahui dan bisa mengaplikasinnya ciri-cirinya dalam surat resmi buatan Anda, maka secara otomatis Anda sudah berhasil membuat surat resmi yang baik. Ciri-ciri surat resmi yang baik adalah sebagai berikut:

  1. Dari gaya bahasanya, surat resmi adalah surat yang ditulis dengan bahasa baku yang sesuai dengan EYD. Jadi, Anda tidak bisa memakai bahasa-bahasa non formal seperti bertanya kabar apalagi bercanda ketika menulis surat resmi.
  2. Penjabaran kepentingan dalam surat resmi harus singkat dan padat. Meskipun singkat Anda harus bisa menjelaskan maksud surat dengan tepat sasaran. Jadi biasanya surat resmi berisi bagian-bagian penting dalam poin-poin saja. Selain itu, Anda harus bisa mengungkapkan maksud Anda secara gambling agar mudah dimengerti. Untuk bagian ini, surat resmi akan disertai pula dengan bagian “perihal” di atas surat untuk menunjukkan maksud surat pada pembaca secepat mungkin.
  3. Untuk surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi tertentu, maka biasanya surat resminya disertai dengan kop surat. Jadi Anda harus teliti juga berhati-hati jika mendapatkan surat dari instansi tanpa kop, karena bisa jadi itu adalah surat palsu yang bertujuan kurang baik. Berbeda dengan surat resmi instansi, surat resmi yang dikeluarkan oleh perseorangan tidak disertai dengan kop, namun tetap harus memakai gaya bahasa yang sama dengan surat resmi instansi.
  4. Jika dilihat secara sekilas, semua jenis surat resmi akan mengandung bagian nomor, perihal, tanggal, dan alamat tujuan sebelum masuk pada isi surat. Jadi meskipun nota pembayaran adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi, namun nota tidak termasuk dalam jenis surat resmi.
  5. Selain di bagian penutup surat resmi akan disertai dengan identitas jelas pengirim, tanda tangan, beserta stempel resmi. Fungsi stempel hanya berlaku apabila surat tersebut dikeluarkan oleh instansi. Namun dalam kasus tertentu, apabila seseorang menjadi wakil untuk satu instant, maka dia juga bisa melengkapi suratnya dengan stempel untuk menunjukkan profesional.

Jenis Surat Yang Termasuk Dalam Surat Resmi

Dilihat dari ciri-ciri di atas, maka jenis-jenis surat yang termasuk dalam surat resmi bisa sangat banyak. Tergantung pada bidang suatu instansi dan lembaga tertentu, maka surat resmi bisa masuk di dalamnya. Contohnya surat resmi untuk kepentingan niaga, bisa disebut dengan surat niaga, surat resmi untuk kepentingan panggilan pada seseorang bisa disebut dengan surat undangan, surat resmi untuk memerintahkan suatu hal pada instansi atau orang tertentu kemudian disebut sebagai surat perintah, dan lain-lain. Format dan cara penulisan contoh surat resmi yang baik sebenarnya hampir sama apapun konteks kepentingannya. Semua bagian diformat hampir sama, namun hanya bagian perihal dan isi secara singkat saja yang diubah berdasar kepentingannya.

Kesamaan format surat resmi bukan semata disebabkan oleh fungsi praktis semata, namun juga untuk memudahkan surat-surat tersebut diarsipkan. Sebuah lembaga ataupun instansi yang baik haruslah bisa melakukan arsip yang rapi dan lengkap pada surat masuk dan surat keluarnya. Arsip berguna untuk kepentingan pembuktian pada kepentingan tertentu juga sebagai database yang bisa digunakan sewaktu-waktu.

Contoh Penulisan Surat Resmi Dalam Dunia Kerja

Silahkan anda perhatikan contoh surat resmi di bawah ini:

Nomor                   : 01
Perihal                  : lamaran pekerjaan
Lampiran             : 01 (satu) bundel

Kepada Yth;
Direktur/Bagian personalia PT. Wiguna Sejati
Di tempat
Dengan Hormat,

Berdasarkan dari informasi yang saya dapatkan dari pamflet lowongan pekerjaan PT. Wiguna Sejati saya:

Nama                    : Suparman
Alamat                  : Dukuh Kretek, Ds. Budi Mulyo, Kudus, Jawa Tengah
TTL                         : 20 Agustus 1990
Pendidikan         : Sarjana Teknik
Agama                  : Islam

Memberanikan diri untuk mengajukan lamaran kerja (atau bisa diganti dengan kepentingan yang lain) sebagai ‘supervisor operatinal’ di perusahaan yang Bapak/ibu pimpin.

Untuk melengkapi permohonan ini saya lampirkan dengan hormat data-data sebagai berikut:

  • Curriculum Vitae
  • Fotokopi KTP
  • Fotokopi Ijazah terakhir
  • Portofolio sertifikat

Besar harapan saya permohonan ini mendapatkan feedback positif dan saya diterima dalam perusahaan Bapak/Ibu. Untuk perhatiannya saya ucapkan terimakasih.

Kudus, 20 Agustus 2015

Pemohon,

Suparman

Contoh surat resmi yang baik haruslah singkat, padat, dan jelas yang diformat sesuai dengan contoh di atas. Untuk surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi, maka di atas bagian nomor surat dan perihal harus disertai dengan kop surat terlebih dahulu. Kop surat yang baik mesti menyebutkan alamat jelas dan nomor kontak instansi. Sebenarnya menulis surat resmi tidaklah sulit, Anda bisa mendapatkan contoh tulisan surat resmi yang lain terkait kepentingan Anda selain contoh di atas dengan mencari di buku panduan atau di internet.

Baca Juga : Cara Daftar BPJS dan Foto Pocong

Dengan teknologi mesin pencari di internet, Anda bisa mendapat contoh surat resmi yang baik dalam berbagi bentuk file. Jadi, cara ini akan lebih mudah dan tidak perlu membuat Anda repot membeli buku panduan. Ilmu terapan seperti juga cara menulis surat resmi ini adalah jenis ilmu yang akan semakin baik jika semakin sering digunakan. Yang terpenting adalah Anda tidak melupakan ciri-ciri dari surat resmi yang akan membantu Anda mengidentifikasi surat tersebut sudah resmi atau tidak. Menulis surat resmi tidak hanya dilakukan oleh orang dewasa yang sudah bekerja, namun juga sudah dipraktekkan sejak dini sejak masa sekolah, terutama jika Anda sedang berkecimpung dalam dunia organisasi. Pelajarilah struktur surat yang dikeluarkan oleh organisasi sekolah Anda, untuk bisa Anda gunakan di masa depan.